提高辦公效率的N個妙方

    案例：公司職員程小姐一下班就向老媽訴苦，說自己每天從一進公司門就開始忙個不停，一會兒干這，一會兒干那，忙得暈頭轉(zhuǎn)向。一起進公司的同學(xué)兼同事小劉雖然和自己是同樣的工作，看起來總是從容不迫的樣子。更讓程小姐有些心理不平衡的是，到月底工作量一統(tǒng)計出來，自己還不如小劉高。

    或許你讀了這個例子，就頗有找到知音的感覺：每天忙忙碌碌，卻老是忙而無功；感覺付出很多，卻總是得不到老板的滿意；沒有一刻空閑，到總結(jié)時卻說不出自己做出的成績。

    解析：這種現(xiàn)象太普遍了。如果你正處于這樣的狀態(tài)，這時的你就需要提高警惕了，也許你不是工作不努力，而是需要掌握正確的方法提高工作效率了。因為，如今可不是講求“慢功出細活”的時代，效率總是與工作業(yè)績、獎金，甚至?xí)x升掛鉤，每天費盡心思琢磨的應(yīng)該是如何提高工作效率。

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    看看下面的人士是如何做的，也許你能從中得到啟發(fā)，有所收益。

    A、將工作分分類

    你每天所要處理的工作，如果仔細想來無非有兩種：事務(wù)型和思考型。如果將你所要做的工作做如此劃分，區(qū)別對待，也許你會收到事半功倍的效果。

    職場王女士就是如此做的，她說，事務(wù)型的工作不用太動腦子，只要按照熟悉的流程或程序做下去就可以，而且不怕被干擾和中斷，如收發(fā)E-mail、寫信、填寫工作報表、備忘錄等，這些例行公事、性質(zhì)相近的事情可以集中在同一個時間段來處理，即使在精神狀態(tài)不佳的情況下也能完成。而對于那些需要集中精力、一氣呵成的思考型工作，則要謹慎對待，在做之前要進行充分的思考，不停地想，苦思之后方有靈感閃現(xiàn)，這時要安排精力旺盛、思路敏捷，而且不易被干擾的時間段集中去做。

    王女士的這種做法不僅使自己的工作效率大大提高，而且使自己擁有了更多的業(yè)余時間去享受工作之外的精彩生活。

    B、為工作制定計劃

    在這里需要指出一種錯誤的理解，制定工作計劃不是給自己施壓，是為了讓自己記住該做的事。每天面對大量的工作，誰都不免產(chǎn)生“丟三落四”、忙而無序的狀況；如果會工作，養(yǎng)成定時作計劃的習(xí)慣，效果是大大不一樣的。

    某公司部門經(jīng)理羅女士，就非常善于管理自己的工作，盡管每天需要應(yīng)付大大小小的許多事情，但她總是顯得很從容，該做什么，什么時候做，自己心中非常有數(shù)。她說自己隨身攜帶的必不可少之物就是一個工作本，上面密密麻麻地寫著自己的工作安排。每月之末，她會抽出一定的時間思考一下下個月的工作重點和計劃安排。制定工作計劃，關(guān)鍵是要會分解目標，把制定的月目標分解到一個周，一個周的目標再分解到每一天。也許看上去是一個很龐大的，擔(dān)心完成不了的工作目標，經(jīng)過這樣的層層分解后，結(jié)果發(fā)現(xiàn)，原來要實現(xiàn)這個目標并不是很難；這樣工作起來才不會感到有很大的壓力。

    《敢闖的女孩升職快》一書的作者凱特-懷特認為，婦女的玻璃屋頂之所以存在，并非是由于管理人員均為男性。她認為，婦女是由于她們自己的好女孩個性才創(chuàng)造出她們自己的玻璃屋。她分9個步驟詳細闡述了一個好女孩如何變成一個敢闖的女孩。敢闖的女孩能沖破玻璃屋頂，獲得她們想要的東西。>>>>敢闖的女孩升職快

    C、學(xué)會工作中說“No”

    當你正專注于手頭的工作時，突然上司讓你去做一些不太重要的事情，或者同事找你幫忙處理一些文件，如果放下手頭的工作，那么思緒就被打亂，有可能要重新再來，工作效率顯然就不會高。這時的你要學(xué)會巧妙地說“No”，否則整天糾纏于幫別人處理事情當中，非但自己的工作完成不了，還有可能出力不討好。

    某公司的楊女士就有這么一位同事，是做效果圖的，為人比較隨和，別人有事情都找他。打份文件、加個標頭、做個表格……甚至電話響了，也要他接，結(jié)果自己的一份效果圖被一拖再拖，上司一催再催，被罵了好多次，迫不得已加班完成，他現(xiàn)在已經(jīng)成了公司的“加班專業(yè)戶”。其實，他完全可以說“No”。在工作中維持“老好人”的形象、令所有人滿意是不可能的。楊女士說，在自己的工作和別人求助之間，也許持這樣的平衡技巧是比較明智的：“先掃自己門前雪，再管他人瓦上霜”。當然在說“No”的技巧上，可以采取婉轉(zhuǎn)、迂回的方式，避免直接拒絕。

    D、絕對不煲“電話粥”

    對一位背負著沉重壓力的職業(yè)女性來說，能夠有一些經(jīng)常往來的朋友，并養(yǎng)成在不順心的時候傾訴的習(xí)慣，無疑是非常有利于身心健康的。一個真誠的問候，一個聚會的邀請，都會成為繁忙工作中的小插曲，調(diào)節(jié)著緊張的神經(jīng)。但是如果頻頻接聽私人電話，而且交流個沒完，又會是種什么情況呢？

    公司職員Lisa的一個同事就是一個經(jīng)常煲“電話粥”的高手。讓人渾身起“小米”的親昵的稱呼聲，忽高忽低的講話聲，以及老公孩子的婆婆媽媽的瑣碎事，她就能嘮嘮叨叨地講個沒完。這個時間以及之后的一段時間，她也很難干好自己的工作。

    所以，Lisa給自己的職場要求之一就是絕對不用公司的電話煲“電話粥”，有私人電話打進來，那也是長話短說。這樣的目的就是盡量不打斷自己的工作進程，讓自己在盡量短的時間內(nèi)完成任務(wù)。

    同辦公室有好幾個人，你對每一個人要盡量保持平衡，盡量始終處于不即不離的狀態(tài)，也就是說，不要對其中某一個特別親近或特別疏遠。在平時，不要老是和同一個人說悄悄話，進進出出也不要總是和一個人。否則，你們兩個也許親近了，但疏遠的可能更多。>>>>12招叫你成同事們的知心朋友

    E、養(yǎng)成利于工作的好習(xí)慣

    一些好習(xí)慣的養(yǎng)成，常常有助于工作效率的提高。劉女士的幾個工作好習(xí)慣也許可以拿出來與大家共同分享。

    她說自己的第一個原則就是在工作時間里不做與工作無關(guān)的事，特別是私事。她發(fā)現(xiàn)周圍有很多人，往往會同路過公司的朋友或認識的人聊天，而且可能是完全與工作無關(guān)的事，這樣自己手頭的工作就被中斷，再回到工作中來時已找不到東西南北，所以她要求自己從來不“出軌”。

    情緒好壞往往會影響到工作狀態(tài)，劉女士要求自己盡量不要把一些不好的情緒帶進工作里，當然誰也不可避免遭遇氣憤、低落的時刻，但要學(xué)會控制。楊女士每當這時，都會閉上眼睛幾分鐘，告訴自己：“只要不發(fā)作，就又戰(zhàn)勝自己了”。她說，女人能夠管理自己的情緒了，也就意味著在走向成熟。

    此外，每天定時完成日常工作也很重要，如查看電子郵件，和同事或上級交流，瀏覽你必須訪問的BBS，打掃衛(wèi)生等等，集中完成這些工作，能讓你騰出更多的時間和精力處理更重要的事情。

    當然，保證工作效率的最佳方法就是：專注。曾有人說：聚精會神工作著的女人是最美的；當然也是效率最高的。